Yhdistyksen säännöt

 

Hyväksytty VSKS:n vuosikokouksessa 22.3.2011.  PRH:n hyväksymät 5.12.2011.

 

1 §

Yhdistyksen nimi on Viipurin Suomalainen Kirjallisuusseura ry ja kotipaikka Helsingin kaupunki.

2 §

Yhdistyksen tarkoituksena on lisätä Viipuria koskevaa tietämystä. Tässä tarkoituksessa se edistää Viipuria koskevaa tutkimus- ja julkaisutoimintaa ensisijaisesti suomen kielellä, mutta huomioiden kaupungin monikielisen historian. Yhdistys järjestää keskustelu- ja esitelmätilaisuuksia.

Yhdistyksen tarkoituksena ei ole tuottaa voittoa eikä välitöntä taloudellista etua jäsenilleen. Yhdistyksen tarkoituksena ei ole ensisijaisesti elinkeinotoiminnan harjoittaminen.

3 §

Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voi päästä jokainen sen tarkoituksia harrastava täysikäinen Suomen kansalainen. Hallitus hyväksyy uudet jäsenet hakemuksen perusteella. Hyväksytylle lähetetään kutsumuskirja, jäsenluettelo sekä säännöt.

Jäsenmaksun suuruuden määrää yhdistyksen vuosikokous.

Yhdistys voi kutsua kunniaesimiehiä ja kunniajäseniä. Kunniaesimiehet ja kunniajäsenet eivät maksa jäsenmaksua.

Jäsenyydestä eroamiseen tai erottamiseen sovelletaan, mitä yhdistyslaissa on säädetty.

4 §

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös laskenta-aineistoineen on jätettävä hyvissä ajoin ennen vuosikokousta tilintarkastajan tarkastettavaksi. Tilintarkastajan tulee antaa tilintarkastuskertomus hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta.

5 §

Yhdistyksen vuosikokous pidetään maaliskuun loppuun mennessä. Siinä käsitellään seuraavat asiat:

  1. Esitetään edellisen vuoden toimintakertomus.
  2. Esitetään tilinpäätös ja tilintarkastajan lausunto.
  3. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä tilivelvollisten vastuuvapaudesta.
  4. Esitetään uuden toimintavuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio, päätetään niiden hyväksymisestä sekä jäsenmaksun suuruudesta.
  5. Valitaan seuralle esimies, mikäli tämä on erovuorossa.
  6. Valitaan hallituksen varsinaiset jäsenet sen erovuorossa olevien jäsenten tai kesken toimikautensa tehtävästään luopuneiden sijaan.
  7. Valitaan hallituksen varajäsenet.
  8. Valitaan tilintarkastaja ja varatilintarkastaja.
  9. Käsitellään muut asiat.

Vuosikokouksessa tulee ottaa käsiteltäväksi myös muut jäsenten esittämät asiat, jotka on esitetty hallitukselle viimeistään viikkoa ennen kokouskutsua.

Hallituksen tulee ilmoittaa vuosikokouksen aika ja paikka jäsenille kirjeellä tai sähköpostilla siihen suostumuksensa antaneille enintään neljä ja vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta. Kokouskutsu tulee laittaa saman aikataulun mukaan myös seuran verkkosivuille. Ylimääräiset kokoukset on kutsuttava vastaavalla tavalla.

6 §

Yhdistyksen hallitukseen kuuluu puheenjohtajana esimies sekä viisi varsinaista jäsentä ja kaksi varajäsentä. Esimiehen ja varsinaisen jäsenen toimikausi on kolmevuotinen ja varajäsenen vuosi. Varsinainen jäsen voidaan valita hallitukseen enintään kolmeksi kolmivuotiskaudeksi peräkkäin.

Hallitus valitsee keskuudestaan varaesimiehen ja rahainvartijan sekä kutsuu sihteerin ja muita tarvittavia virkailijoita sekä laatii itselleen työjärjestyksen.

Hallituksen kokouksessa varajäsenellä on puhevalta, mutta äänivalta hänellä on vain, mikäli hallitus ei muuten ole täysilukuinen.

Hallitus on päätösvaltainen, kun viisi sen jäsentä on saapuvilla, esimies tai varaesimies mukaan luettuna ja ainakin neljä heistä on varsinaisia jäseniä. Päätökset tehdään yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee esimiehen tai hänen poissa ollessaan varaesimiehen ääni. Henkilövaaleissa ratkaisee äänten mennessä tasan arpa.

7 §

Esimies edustaa seuraa ja johtaa puhetta hallituksen kokouksissa. Esimies hyväksyy yhdistyksen maksut. Päivittäiseen toimintaan liittyvät maksut hyväksyy rahainvartija ja ne vahvistaa esimies.

Yhdistyksen nimen kirjoittaa esimies yksin tai varaesimies yhdessä rahainvartijan kanssa.

Esimiehen ollessa estynyt hoitamaan tehtäväänsä astuu varaesimies hänen sijaansa.

8 §

Hallituksen kokouksissa sihteeri pitää pöytäkirjaa sekä hoitaa muut hallituksen määräämät tehtävät.

9 §

Rahainvartijan tehtävänä on hoitaa yhdistyksen omaisuutta ja taloutta sekä laatia tilinpäätös ja talousarvio hallituksen antamien ohjeiden mukaan. Hänen tulee hoitaa yhdistyksen rahavarat ja sen hallussa olevat rahastot sekä maksaa niistä yhdistyksen menot. Yhdistyksen vuosikokouksessa rahainvartijan tulee selvittää kuluneen tilikauden taloudenhoitoa. Rahavarojen hoidosta vastaa hallitus.

Osana yhdistyksen omaa pääomaa esitetään tilinpäätöksessä Adam Wilken nimikkorahasto, joka on alkuaan avustus Viipurin alueelle perustettavaa suomalaista koulua varten.

10 §

Tarvittaessa hallitus asettaa toimikuntia eri tehtäviä varten.

11§

Yhdistyksen kokouksessa on kullakin jäsenellä yksi ääni. Äänestyksessä ratkaisee asian yksinkertainen äänten enemmistö. Valtakirjalla ei voi äänestää. Äänten tasan mennessä ratkaisee kokouksen puheenjohtajan mielipide paitsi vaaleissa, joissa ratkaisee arpa. Vaalit toimitetaan suljetuilla lipuilla, mikäli joku äänioikeutettu kokouksen osanottaja niin vaatii.

12 §

Yhdistyksen kokouksesta tehdyn pöytäkirjan hyväksyvät puheenjohtajan lisäksi sitä varten valitut tarkastajat.

13 §

Näihin sääntöihin ei tule tehdä muutosta, ellei vähintään kolme neljännestä saapuvilla olevista yhdistyksen jäsenistä sitä kannata.

Yhdistyksen sääntöjen muuttamisesta voi päättää vuosikokouksessa tai ylimääräisessä kokouksessa. Muutosehdotusta ei voi käsitellä, ellei sitä ole tehty yhdistyksen hallitukselle viimeistään kaksi kuukautta ennen vuosikokousta tai ylimääräistä kokousta.

14 §

Jos yhdistys purkaantuu, sen varat on käytettävä viipurilaisuuden ja karjalaisuuden edistämiseen sillä tavalla kuin kokous, jossa yhdistyksen purkamisesta päätetään, määrää. Yhdistyksen asiakirja-aineisto luovutetaan Kansallisarkistoon.